Faktor-faktor Yang Menyebabkan Perubahan dan Tingkatan Manajemen Perubahan dalam Peruasahan.
Dalam suatu perubahan dalam institusi bisnis (perusahaan) tentunya dipengruhi oleh faktor internal maupun eksternal yang ada. Perusahaan jika ingin survive dan mampu bersaing dalam dunia bisnis saat ini tentunya senantiasa harus melakukan perubaha-perubahan yang dapat mengadopsi kebutuhan perubahan itu. Sehingga akan dapat bersaing dan bertahan dalam menghadapi persaingan yang semakin ketat dewasa ini.
Dalam memahami dan mencermati faktor-faktor yang menyebabkan peruabahan ini maka perlu diketahui pula konsep dari peruabahan dimaksud.
Konsep Perubahan Organisasi
Semua organisasi harus berubah karena adanya tekanan di dalam lingkungan internal maupun eksternal. Walaupun perubahan yang terjadi lebih pada lingkungan, namun pada umumnya menuntut perubahan lebih pada organisasional, dan organisasi-organisasi bisa melakukan lebih banyak perubahan ataupun lebih sedikit. Organisasi-organisasi bisa merubah tujuan dan strategi-strategi, teknologi, desain pekerjaan, struktur, proses-proses, dan orang. Perubahan-perubahan pada orang senantiasa mendampingi perubahan-perubahan pada faktor-faktor yang lain.
Proses perubahan pada umumnya mencakup sikap dan perilaku saat ini yang unfreezing, perubahan-perubahannya dan akhirnya kepemilikan sikap dan perilaku yang baru yang refreezing. Sejumlah isu-isu kunci dan problem harus dihadapi selama dalam proses perubahan umum. Pertama adalah, diagnosis yang akurat mengenai situasi dan kondisi saat ini. Kedua adalah, penolakan yang ditimbulkan oleh adanya unfreezing dan perubahan. Pada akhirnya masalah pelaksanaan evaluasi yang memadai dari usaha perubahan yang sukses, di mana evaluasi-evaluasi semacam itu kebanyakan lemah atau bahkan tidak ada sama sekali
Akhir-akhir ini, banyak sekali praktisi dan ahli manajemen yang menekankan pentingnya peran manusia dalam menentukan keberhasilan sebuah institusi, baik institusi di sektor swasta maupun di sektor publik. Kenichi Ohmae dalam The Borderless World menyatakan bahwa ‘sama halnya dengan perusahan-perusahan, kesejahteraan negara-negara bergantung kepada kemampuannya untuk menciptakan nilai dengan bertumpu pada orang-orangnya, bukan melalui pemanfaatan sumberdaya alam maupun teknologi . Ketika ditanya pendapatnya tentang lima faktor utama yang menentukan suatu keberhasilan sebuah perusahaan dalam proses perubahannya dari perusahaan yang buruk menjadi perusahaan yang hebat, Walter Bruckart menyatakan bahwa faktor pertama adalah manusia, faktor kedua adalah manusia, faktor ketiga adalah manusia, faktor keempat adalah manusia dan faktor ke lima juga manusia. Jeffrie Peiffer menyatakan bahwa selama berpuluh-puluh tahun para eksekutif dan pakar manajemen mencari sumber keberhasilan sebuah perusahaan di tempat yang salah. Dia menyatakan bahwa keberhasilan sangat ditentukan oleh cara sebuah perusahaan memperlakukan orang-orangnya.
Dalam pernyataan-pernyataan yang kelihatannya sederhana itu ada beberapa hal yang perlu dicermati lebih jauh. Pertama, manusia, baik sebagai individu maupun sebagai bagian dari sebuah kelompok adalah mahluk yang kompleks atau multi dimensi. Perlu dipertanyakan, dari sekian banyaknya dimensi yang ada pada seorang manusia dimensi manakah yang memang sangat besar pengaruhnya dalam menentukan keberhasilan? Kedua, manusia berada di tengah-tengah lingkungan yang juga kompleks, apakah itu lingkungan organisasional atau sosial. Di sini lalu timbul pertanyaan lain, dimensi mana yang berperan besar dalam jenis lingkungan tertentu.?
Akhir-akhir ini banyak pihak menyatakan bahwa pentingnya kompetensi. Di perusahaan-perusahaan atau di beberapa organisasi di sektor publik orang berbicara tentang competence-based pay, competence-based performance appraisal, competence-based people development. Bahkan dalam bidang pendidikanpun di Indonesia sekarang diperkenalkan Kurikulum Berbasis Kompetensi. Penonjolan seperti ini menimbulkan kesan bahwa dimensi kompetensi yang dimilikilah yang menjadi faktor yang berkontribusi paling besar terhadap keberhasilan sebuah institusi.
Pengalaman dalam membantu beberapa perusahaan melancarkan program peruabhan menunjukkan bahwa masalahnya tidak sesederhana itu. Ada institusi yang anggota-anggotanya secara individual kompeten namun kinerja institusinya sangat tidak memuaskan selama bertahun-tahun. Namun demikian orang-orang yang sama di perusahaan yang sama dengan kompetensi yang relatif sama kemudian menunjukkan kinerja jauh lebih baik dari sebelumnya sesudah adanya perubahan di institusi tersebut . Sebaliknya, ada institusi yang yang selama bertahun-tahun kinerjanya bagus, namun tiba-tiba kinerjanya menurun sangat menyolok padahal di institusi tersebut tetap bekerja orang-orang yang sama, dengan kompetensi individual yang sama. Dalam ‘The Knowing-Doing Gap”, Jeffrey Pfeffer menunjukkan bahwa beberapa jenis situasi dalam sebuah organisasi akan menyebabkan orang-orang dalam organisasi tersebut tidak mempempraktekkan pengetahuan atau keterampilan yang dimilikinya. Ini memberi indikasi bahwa ada hal-hal lain di luar kompetensi yang berpengaruh besar terhadap kinerja sebuah institusi.
Suatu sejarah dan tahapan ini akan memusatkan uraiannya pada peran idealisme, karakter dan komunitas dalam transformasi institusi. Di sini yang dimaksud dengan oraganisasi bisnis adalah organisasi yang punya inspirasi untuk mejalankan sebuah misi yang diharapkan membawa dampak terhadap masyarakat. Perubahan perusahaaan adalah proses perubahan, baik yang direncanakan maupun tidak direncanakan, dalam perjalanan institusi yang bersangkutan mewujudkan misinya.
Untuk menjaga agar uraian ini lebih fokus maka pembahasan ini akan ditempatkan dalam bingkai perkembangan cara pendekatan dalam manajemen.
Berbagai Pendekatan Perubahan Organisasi
Ada tiga pandangan tentang konsep perubahan organisasi pertama, pada hakikatnya target perubahan organisasional adalah birokrasi yang digunakan sebagi alat administrasi dan sebagai instrumen kekuasaan dan pengaruh. Kedua, perubahan organisasi harus melalui cara demokrasi dan liberalisasi. Ketiga, organisasi dan manajemen dapat mengenali gap antara situasi yang ada dengan yang diharapkan berdasarkan ukuran-ukuran tertentu yang biasa digunakan yaitu, efektivitas, efisiensi, dan kepuasan anggota organisasi.
Di samping tiga pandangan tersebut ada sejumlah pendekatan yang dapat digunakan untuk memahami perubahan organisasi. Berbagai pendekatan tersebut adalah pertama, pendekatan yang menekankan pada hubungan-hubungan antara struktur, teknologi dan orang. Dari ketiga unsur tersebut akan dapat ditentukan tentang apa yang akan diubah dan bagaimana cara mengubahnya. Kedua, dari mana ide konsep pendekatan tersebut berasal. Di sini ada dua konsep yaitu analisis Leavitt dan analisis Greiner. Leavitt cenderung menjawab persoalan apa yang dapat diubah, sedangkan Greiner cenderung menjawab bagaimana perubahan itu dilakukan atau diimplementasikan.
Perkembangan dan Cara Pendekatan Dalam Manajamen
Manajemen sebagai sebuah disiplin baru lahir pada awal dekade kedua atau akhir dekade pertama abad ke dua puluh. Dalam perkembangannya sampai saat ini , banyak pendekatan dan konsep manajemen yang ditawarkan oleh pakar manajemen . Hal yang sangat menarik dalam perkembangan tersebut adalah adanya perubahan cara pendekatan yang menyolok pada tahun 1970-an. Selama 60 tahun pertama ( 1910-1970) pemikiran dalam manajemen sangat didominasi oleh pendekatan yang bersifat rasional-saintifik. Sejak 1970 sampai kini pemikiran dalam bidang manajemen mulai memberi tekanan pada pendekatan kualitatif-humanistik.
Pada zaman rasional-saintifik ini, dua puluh lima tahun pertama (1910-1935) dipakai untuk menentukan atau menemukan struktur organisasi atau struktur kerja yang efisien. Ini adalah eranya Frederick Taylor dan Henry Fayol. Dua puluh tahun berikutnya (1935-1955) para pemikir dan praktisi manajemen mencoba menerapkan model-model matematik atau cara-cara analisis kuantitatif untuk meningkatkan produktivitas di tempat kerja. Ini adalah masa tumbuhnya model-model optimasi dalam bidang operation research. Lima belas tahun berikutnya (1955-1970) pemikir manajemen mencoba menerapkan cara berfikir sistem dalam bidang manajemen. Pada saat itu berpikir sistem atau pendekatan sistem adalah topik pembicaraan yang hangat diantara orang-orang manajemen.
Era kualitatif-humanistik dimulai dengan diperkenalkannya pendekatan berpikir strategik dalam manajemen. Strategi korporat, strategi bisnis, perencanaan strategik, analisis SWOT adalah topik pembicaraan yang dianggap mutakhir antara tahun 1970-1980. Sesudah itu para pemikir manajemen masuk ke dalam bidang yang lebih ‘lunak’ lagi yaitu budaya perusahaan (Corporate Culture). Pakar manajemen berbicara dan meneliti tentang pentingnya tata-nilai yang menjadi inti budaya perusahaan dalam menentukan kinerja perusahaan. Sesudah itu, pada tahun 1980-1985, para pakar dan pemikir manajemen memasukkan manajemen inovasi sebagai salah satu bagian dari disiplin manajemen. Menjelang tahun 2000 para pakar manajemen berbicara tentang organisasi belajar, manajemen pengetahuan, manajemen perubahan, dan modal-maya (virtual-capital).
Perubahan pendekatan dalam manajemen itu tidak terjadi dengan sendirinya. Ada faktor-faktor eksternal atau yang berada di luar institusi dan faktor-faktor internal atau yang berada dalam institusi yang mendorong para pakar dan praktisi manajemen untuk menemukan pendekatan yang lebih sesuai dengan tantangan yang mereka hadapi.
Faktor-faktor eksternal yang mendorong perubahan sangat beragam. Beberapa diantaranya adalah: perubahan kekuatan pelanggan, perubahan intensitas persaingan, keaneka-ragaman, perkembangan ilmu pengetahuan, dan meningkatkannya laju perubahan. Faktor-faktor yang disebutkan di atas saling berkaitan satu dengan yang lain.
Pada awal abad kedua-puluh, produsen memiliki kekuatan yang lebih besar dari pelanggan. Produsen yang menentukan apa yang sebaiknya dibeli oleh pelanggan. Produsenlah yang mendikte pasar. Ini adalah era di mana produsen bisa menjual apa saja yang mereka buat dan para pelanggan tidak memiliki banyak pilihan. Ketika itu, sebuah pabrik mobil bisa mengatakan ‘boleh pilih mobil apa saja asal Ford Model T warna hitam’. Namun dengan makin jenuhnya pasar, perimbangan kekuatan berubah. Posisi pelanggan makin kuat. Produsen ‘dipaksa’ untuk membuat produk atau jasa yang dinginkan atau dibutuhkan pelanggan. Sekarang pelangganlah mendikte produsen. Pergeseran kekuatan pelanggan membawa pengaruh besar pada cara pendekatan manajemen. Dalam era ketika produsen lebih kuat dari pelanggan, pendekatan yang bersifat melihat-ke-dalam (inward looking) dan melihat organisasi sebagai sistem tertutup dapat menjamin keberhasilan perusahaan. Pendekatan inilah yang menjadi ciri dari era manajemen rasional saintifik. Namun ketika konsumen adalah raja, maka pendekatan yang beroriendasi-kedalam sudah tidak mencukupi untuk menjawab tantangan baru. Agar bisa tumbuh dan berkembang, sebuah institusi harus melihat keluar, memperhatikan kebutuhan pelanggannya. Maka muncullah kebutuhan akan pendekatan manajemen yang melihat-keluar (outward- looking). Sifat melihat-keluar ini diberi tempat yang luas pada era pendekatan kualitatif-humanistik.
Meningkatnya kekuatan konsumen berjalan bersamaan dengan meningkatnya intensitas persaingan. Keberhasilan produsen sangat ditentukan oleh kemampuannya untuk menjadikan produk atau jasa yang dihasilkan menjadi pilihan pelanggan di tengah-tengah banyak produk atau jasa yang lain. Inilah salah satu alasan utama masuknya konsep strategi dalam pemikiran manajemen. Isu strategik dalam manajemen mencakup: identifikasi peluang, mengantisipasi ancaman, menilai kekuatan, menilai kelemahan, penentuan lingkup bidang usaha, pemilihan dan pembentukan keunggulan bersaing, membangun sinergi, menentukan cara-cara tumbuh atau berkembang, dan tanggung jawab sosial sebuah institusi.
Keaneka-ragaman juga meningkat dengan cepat. Keaneka-ragaman produk, jasa, wilayah operasi, keaneka-ragaman latar belakang sosio-kultural orang-orang yang bekerja, keaneka-ragaman teknologi, keanekaragaman sosio-kultural wilayah operasi, membawa tantangan baru dalam manajemen. Pakar dan praktisi manajemen mencari cara untuk dapat melihat unsur-unsur yang beraneka ragam ini sebagai sebuah kesatuan yang utuh atau mencari cara untuk melihat hal-hal yang dapat menyatukan hal-hal yang beraneka-ragam ini tanpa terjebak dalam keseragaman. Inilah salah satu alasan yang menyebabkan para ahli manajemen memasukkan konsep atau cara berpikir sistem . Pada awalnya konsep sistem yang dipakai adalah sistem yang sifatnya mekanistik yang menjadi basis dari pendekatan rasional-saintifik. Namun kemudian para pemikir dalam manajemen juga memasukkan sistem yang unsur-unsurnya ‘lunak’ yaitu sistem nilai. Sistem atau tata-nilai inilah yang menjadi inti dari konsep budaya perusahaan pada era kualitatif-humanistik. Keaneka-ragaman juga memunculkan tuntutan baru, yaitu tuntutan untuk menunjukkan keunikan. Agar bisa menjadi pilihan, produk atau jasa atau karakter sebuah institusi dituntut untuk menunjukkan perbedaannya atau keunikannya yang dapat memberi nilai-lebih di mata pelanggan atau pihak-pihak yang berkepentingan.Persaingan tidak bisa lagi dimenangkan atas dasar melakukan sesuatu lebih baik (do better) tetapi atas dasar melakukan yang berbeda (do differently). Dari sini timbulah tuntutan yang makin kuat untuk berinovasi.
Makin cepatnya laju perubahan membawa tantangan-tantangan baru dalam bidang manajemen. Tiga dekade yang lalu Alvin Toffler telah menyatakan bahwa kita memasuki kehidupan yang diwarnai oleh kesementaraa. Semuanya menjadi makin sementara. Umur produk makin pendek, teknologi makin cepat usang, cara pendekatan, sistem dan cara berpikir makin cepat ketinggalan jaman. Akibatnya, sebuah perusahaan atau institusi publik dituntut untuk lebih sering melakukan pembaruan. Pembaruan produk, pembaruan jasa, pembaruan sistem, pembaruan cara pendekatan, pembaruan cara berpikir atau pembaruan paradigma. Ini berarti sebuah institusi mendapat tekanan yang lebih besar untuk melakukan kreasi atau inovasi secara terus menerus kalau institusi itu ingin tetap hidup dan berkembang. Inovasi yang di masa lalu merupakan kegiatan yang sifatnya sporadik atau periodik, sekarang menjadi kegitatan berkesinambungan. Ini menjadi salah satu pemicu tumbuhnya kebutuhan baru yaitu manajemen inovasi. Inovasi tidak lagi dapat dibiarkan berlangsung secara acak. Sebuah institusi perlu mencari cara atau mengembangkan lingkungan yang dapat membuat setiap anggotanya dengan senang hati mengerahkan semua potensi kreatifnya secara terus menerus. Menurut Peter F. Drucker, sekarang ini inovasi harus menjadi sebuah disiplin , artinya inovasi perlu dilaksanakan dengan memperhatikan prinsip-prinsip tertentu. Di samping inovasi, perubahan juga menjadi keseharian. Sebab itu, para praktisi dan ahli manajemen menekuni satu bidang baru dalam manajemen yaitu manajemen perubahan.
Usaha untuk mencari pendekatan atau pengembangan konsep baru dalam manajemen juga sangat dipengaruhi oleh cepatnya perkembangan pengetahuan manusia. Dewasa ini pengetahuan menjadi sumberdaya institusi yang utama untuk menciptakan nilai. Sampai dengan tahun 1950, modal berarti uang tunai. Sekarang para praktisi dan pakar manajemen menyaksikan peran yang sangat besar dari modal yang bersifat maya (virtual) dalam menciptakan kesejahteraan. Modal maya ini mencakup modal intelektual, modal sosial, dan kredibilitas atau modal lunak. Dalam lingkungan yang sangat cepat berubah, modal maya inipun mengalami keusangan, sebab itu perlu terus menerus diperbarui. Proses pembaruan ini dilakukan melalui proses belajar. Namun belajar dalam era ledakan pengetahuan seperti sekarang ini sangatlah berbeda dengan belajar setengah abad yang lalu. Anggota-anggota atau warga sebuah institusi dituntut untuk bisa belajar bersama-sama dengan cepat, dengan mudah, dengan gembira, kapan dan dimana saja. Hal ini yang menjadi salah satu pendorong dari berkembangnya konsep organisasi belajar. Demikian juga pengetahuan yang melekat pada anggota suatu institusi perlu diperbarui, diuji, dimutahirkan, dialihkan, diakumulasikan, agar tetap punya nilai. Hal ini menyebabkan para praktisi dan pakar manajemen mencari pendekatan untuk mengelola pengetahuan yang sekarang dikenal dengan manajemen-pengetahuan.
Di samping perubahan-perubahan yang terjadi di luar organisasi yang telah diuraikan di atas, perkembangan cara pendekatan dalam bidang manajemen juga dipicu oleh perubahan-perubahan yang terjadi dalam organisai. Di sini akan digaris bawahi perubahan yang berkaitan dengan karakteristik pekerjaan dan orang-orang yang bekerja dalam organisasi yaitu timbulnya kelompok besar pekerja-berpengetahuan (knowledge worker), orang-orang yang bekerja menginginkan self-control daripada dikendalikan orang lain, dan bekerja tidak hanya untuk mencari nafkah namun untuk melakukan sesuatu yang bermakna.
Dewasa ini, orang-orang yang bekerja pada sebuah institusi baik di sektor swasta maupun di sektor publik memiliki tingkat pendidikan yang lebih tinggi dari pada mereka yang bekerja lima dekade yang lalu. Mereka berharga bagi institusi tempat mereka bekerja karena pengetahuan atau kecerdasan yang mereka miliki, bukan karena kekuatan fisiknya. Di samping itu, kemajuan teknologi telah memungkinkan sebagian besar pekerjaan-pekerjaan rutin diganti dengan teknologi. Dengan demikian sebagian terbesar pekerjaan yang dilakukan adalah pekerjaan yang sifatnya non-rutin yang memerlukan tingkat pengetahuan yang lebih tinggi untuk dapat melaksanakannya. Lebih jauh lagi, perubahan lingkungan yang sangat cepat menuntut penyesuaian yang lebih sering pada cara kerja, jenis pekerjaan dan kompetensi yang diperlukan. Hal ini telah menyebabkan orang-orang yang bekerja harus siap menghadapi pekerjaan-pekerjaan baru yang sama sekali berbeda dengan pekerjaan sebelumnya. Orang-orang yang bekerja dituntut untuk makin sering belajar hal-hal baru dan mempunyai semangat dan kapasitas belajar yang lebih tinggi. Dalam perjalananya, sekarang ini tempat bekerja sekaligus telah menjadi tempat belajar yang sangat intensif, bekerja sama dengan belajar.Tempat belajar tidak lagi terbatas hanya pada sekolah-sekolah formal dan universitas.
Berbeda dengan pekerja terdahulu yang tingkat pendidikannya relatif lebih rendah yang menerima begitu saja dirinya dikendalikan orang lain, pekerja-berpengetahuan menginginkan kendali yang lebih besar ditangannya sendiri. Mereka lebih menyukai lingkungan kerja dan pekerjaan yang memberikan mereka kebebasan yang lebih besar dalam mengendalikan atau mengarahkan apa yang mereka lakukan. Di masa lalu pengendalian dilakukan dengan memperbanyak hirakhi dan peraturan. Sekarang, untuk memberi ruang yang lebih luas untuk pengendalian-diri dan pengarahan-diri, institusi perlu memperjelas dan membangun visi dan nilai-nilai bersama. Dengan mengacu kepada visi dan nilai-nilai bersama ini pengendalian-diri dan pengararahan-diri menjadi ekspresi kebebasan yang bertanggung jawab.
Pekerja-berpengetahuan punya kecenderungan yang lebih besar untuk memandang pekerjaan yang mereka lakukan tidak hanya sekedar sebagai kegiatan untuk mencari makan tetapi sebagai kesempatan untuk melakukan sesuatu yang mulia, yang penting dalam hidup ini, yang bermakna. Mereka mencoba mencari atau menemukan tujuan-tujuan yang lebih besar dan lebih luhur dalam melakukan tugasnya dan ingin melihat dan merasakan hasil kerja mereka memberi kontribusi bagi kemajuan dan kesejahteraan masyarakat luas atau kemanusiaan, tidak hanya bagi kemajuan dirinya dan organisasi tempat dia bekerja. Bagi mereka sebuah institusi tidak boleh sekedar menjadi tempat dan kumpulan aktivitas transaksi jual beli antara orang-orang yang bekerja di dalamnya dengan pemilik atau orang-orang yang mengelolanya, tidak peduli apakah yang drperjual belikan itu tenaga, barang atau pengetahuan. Sebuah survai terhadap para lulusan perguruan tinggi di Amerika menunjukkan bahwa uang bukanlah faktor utama dalam tingkat komitmen terhadap pekerjaan. Faktor-faktor yang lebih penting adalah pendidikan untuk kerja di masa depan, tugas-tugas yang memberikan tantangan dan teman kerja yang baik.
Diagnosis Organisasi
Untuk menyusun suatu perencanaan perubahan perlu dilakukan suatu diagnosis organisasi. Diagnosis organisasi dapat dilakukan oleh organisasi yang bersangkutan maupun dengan bantuan pihak luar.
Mendiagnosis organisasi dengan memandang organisasi sebagai suatu sistem terbuka dapat dipandang melalui 3 tingkatan, yaitu:
- Organisasi secara keseluruhan adalah cara memandang organisasi secara keseluruhan, termasuk bentuk perusahaan, struktur, mekanisme, sumber-sumber yang digunakan organisasi.
- Kelompok kerja (unit, bagian) adalah kelompok-kelompok kerja yang ada pada organisasi, berikut struktur interaksi yang terjadi antaranggota kelompok.
- Individu adalah pribadi-pribadi dalam organisasi, termasuk di sini adalah kewajiban individu dalam organisasi.
Jenis Tingkatan Manajemen Perubahan
Pada proses analisis organisasi yang perlu dilakukan dalam perubahan manajemen adalah memperhatikan hal-hal yang terjadi pada tiap tingkatan manajemen yaitu :
- Tingkat organisasi (secara keseluruhan) - pada tingkat ini dapat dilihat bentuk perusahaan dan bentuk-bentuk hubungan dalam pengalokasian sumber-sumber yang dimiliki.
- Tingkat kelompok kerja (departemen) - pada tingkat ini dapat diperhatikan bentuk-bentuk kelompok kerja dan hubungan yang terjadi antar anggota kelompok.
- Tingkat individu - pada tingkat ini yang diperhatikan adalah bagaimana deskripsi suatu jabatan kerja disusun sehingga individu dapat berkarya secara maksimal.
- Tingkatan manajemen dalam perubahan dalam Manajemen di Perusahaan
Peralihan cara pendekatan dari rasional-saintifik ke kualitatif-humanistik menandai juga peralihan dalam cara pandang mengenai organisasi. Pendekatan rasional-saintifik cenderung memandang organisasi sebagai mesin, dan pendekatan kualitatif-humanistik cederung mamandang organisasi sebagai mahluk hidup atau sebuah komunitas. Dengan masuknya konsep budaya organisasi, manajemen inovasi, dan organisasi belajar maka organisasi dipandang sebagai mahluk hidup atau komunitas.
Organisasi sebagai mesin melaksanakan tujuan yang telah ditetapkan oleh perancangnya, sedangkan organisasi sebagai mahluk hidup atau komunitas menetapkan dan mimiliki tujuan sendiri. Agar supaya efektif sebuah mesin harus dikendalikan oleh operatornya, sedangkan mahluk hidup atau komunitas dipengaruhi melaui proses interaksi yang mungkin saja mengubah orang yang mempengaruhi atau dipengaruhi. Memandang organisasi sebagi mesin berarti organisasi tidak bisa memperbaharui dirinya sendiri, sedangkan cara pandang organisasi sebagai mahluk hidup atau komunitas melihat organisasi mampu memperbarui dirinya sendiri. Memandang organisasi sebagai mesin berarti melihat bahwa identitas organisasi dibuat oleh penciptanya, sedangkan memandang organisasi sebagai mahluk hidup berarti bahwa organisasi punya identitasnya sendiri. Dalam cara pandang organisasi sebagai mesin, tata-nilai, cita-cita, pekerjaan bermakna, merupakan isu yang tidak relevan, sedangkan dalam cara pandang organisasi sebagai mahluk hidup atau komunitas cita-cita, nilai-nilai, pekerjaan bermakna, adalah isu besar.
Cara pandang organisasi sebagai komunitas membawa perubahan besar dalam cara pandang mengenai peran dan posisi manusia dalam organisasi. Dalam cara pandang organisasi sebagai mesin, manusia dipandang hanya sebagai salah satu faktor input yang harus diproses untuk menghasilkan output. Manusia disetarakan dengan faktor input yang lain seperti mesin, material, uang, dan metoda . Manusia diperlakukan hanya sebagai salah satu faktor produksi diantara faktor produksi yang lain. Secara implisit di sini manusia diperlakukan sebagai benda, hanya sebagai sumberdaya yang sekarang sering disebut sebagai sumberdaya manusia. Sebagai sumberdaya, manusia dikelola dan dibuat agar sesuai dengan sistem. Dipihak lain, cara pandang organisasi sebagai komunitas memandang manusia sebagai anggota komunitas yang tumbuh dan berkembang bersama komunitasnya. Mereka bukanlah input, tetapi pelaku yang bertanggung jawab bersama atas kemajuan komunitasnya. Sebagai manusia, mereka dipimpin dan sistem-sistem dirancang untuk manusia. Di sini manusia diperlakukan sebagai manusia yang utuh, dihormati seluruh dimensi kemanusiannya, termasuk didalamnya cita-citanya, nilai-nilainya, hati-nuraninya, kepercayaan dirinya, semangat belajarnya.
Dalam cara pandang manusia sebagai sumberdaya, faktor yang terpenting adalah kompetensinya, sedangkan dimensi-dimensi lain dari manusia dianggap tidak perlu diperhatikan. Dalam cara pandang organisasi sebagai komunitas, dimensi yang di luar kompetensi tidak kalah pentingnya bahkan sering kali lebih penting dalam menentukan keberhasilan seseorang dan komunitasnya. Jadi, dalam cara pandang organisasi sebagai komunitas, maka potensi manusia lebih dari kompetensi ( beyond competence)
Cara pandang tentang organisasi ini sangat besar pengaruhnya terhadap tingkah-laku orang-orang dalam organisasi yang bersangkutan dan cara-cara yang ditempuh dalam mengembangkan atau mentransformasikan organisasinya. Cara pandang ini akan mempengaruhi sikap dan perilaku seseorang dalam memimpin orang lain. Orang yang memandang organisasi sebagai mesin cenderung akan lebih suka mengendalikan dengan aturan dan hirarkhi dan kurang tertarik untuk mengembangkan proses interaksi yang memudahkan para anggota untuk saling mempengaruhi. Rentang-kendali (Span of Control) dan cara mengendalikan merupakan isu besar. Di pihak lain, orang yang memandang organisasi sebagai komunitas punya kecenderunagn untuk mengembangkan lingkungan psiko-sosial yang mendorong tumbuh dan berkembangnya proses interaksi diantara anggota komunitas dan percaya bahwa melalui proses interaksi ini anggota komunitas akan dapat menemukan arah dan cara yang sesuai untuk pengembangan komunitasnya. Di sini orang berbicara tentang rentang-komunikasi. Cara pandang ini juga akan mempengaruhi kebijakan dalam struktur organisasi. Cara pandang organisasi sebagai mesin cenderung akan menambah jenjang organisasi, sedangkan cara pandang organisasi sebagi komunitas cenderung akan mengurangi jenjang dan memilih struktur yang lebih rata. Dalam hal komunikasi, cara pandang organisasi sebagai mesin akan lebih menyukai cara-cara komunikasi yang bersifat formal, sedangkan cara pandang organisasi sebagai komunitas akan mengembangkan dan memanfaatkan secara maksimal forum-forum komunikasi yang bersifat informal.
Pada tatataran yang lebih tinggi, cara pandang ini juga mempengaruhi kebijakan-kebijakan pemerintah. Di bidang pendidikan misalnya, konsep link and match di masa lalu sangat bernuansa cara-pandang manusia hanya sebagai sumberdaya, manusia dikembangkan untuk melayani sistem. Demikian juga Kurikulum Berbasis Kompetensi yang banyak dibicarakan sekarang ini secara implisit cenderung memandang manusia hanya sebagai sumberdaya. Di masa lalu, bahkan sampai saat ini, ketika para praktisi dan pembuat kebijakan berbicara tentang pengembangan industri, biasanya secara implisit yang dimaksud adalah pembangunan pabrik-pabrik bukan membangun masyarakat yang punya etos kerja baru.
Peranan Idealisme, Karakter ,Komunitas Dalam Perubahan
Perubahan lingkungan telah menjadi salah satu pendorong dari berkembangnya cara pendekatan baru dalam manajemen. Secara umum dapat dikatakan bahwa lingkungan di mana sebuah perusahaan berada atau beroperasi makin bergejolak, makin kompleks, makin sulit diramalkan. Ini sangat berbeda dengan keadaan lingkungan empat atau lima dekade yang lalu yang relatif masih tenang. Lingkungan pada saat ini lebih merupakan ‘arena perlombaan arung jeram, bukan danau yang tenang’. Masa berdayung-dayung di danau yang tenang sudah lewat. Agar supaya bisa tumbuh dan berkembang dalam lingkungan yang bergejolak dibutuhkan mentalitas yang berbeda dengan mentalitas untuk tumbuh dan berkembang di lingkungan yang tenang.
Ketika lingkungan masih tenang, pekerjaan bersifat sederhana, repetitif, orang tetap bekerja dengan rekan kerja dari latar belakang kultural yang relatif sama dalam waktu yang cukup lama, umur produk atau jasa yang dihasilkan relatif sangat panjang, mobilitas tidak begitu tinggi. Dalam keadaan seperti itu, maka kompetensi yang berkaitan dengan pekerjaan menjadi hal yang paling penting pada kualitas seseorang. Namun ketika lingkungan bergejolak, orang lebih sering melakukan pekerjaan yang berbeda-beda, bekerja dengan dengan orang-orang dengan latar kultural yang berbeda, ditarik ke sana ke mari oleh kepentingan dan nilai-nilai yang berbeda, keterampilan dan pengetahuan yang dimiliki menjadi usang atau kurang relevan. Dalam keadaan yang sangat dinamaik dan penuh ketidak pastian,dimensi kualitas manusia di luar kompetensi menjadi lebih diperlukan. Tiga dari kualitas yang berada di luar kompetensi ini adalah idealisme, karakter dan perasaan-sebagai-bagian-dari sebuah komunitas (selanjutnya
disebut komunitas).
Idealisme, dalam arti cita-cita yang tinggi dan luhur dan hasrat untuk mecapai hasil atau mewujudkan keadaan istimewa yang sangat dicita-citakan, memegang peran sangat besar dalam proses perubahan sebuah institusi. Idealisme adalah sebuah dimensi yang unik pada manusia yang tidak dimiliki mahluk lain. Pada dasarnya setiap orang punya semacam idealisme dalam hidupnya, semacam ‘mimpi’. Orang-orang bekerja pada sebuah institusi atau menjadi anggota institusi mebawa ‘mimpi-mimpi’ atau cita-cita ini, apapun pekerjaan atau kedudukan dia dalam institusi tersebut. Cita-cta ini sangat bersifat pribadi. Setiap orang menganggap cita-citanya sangat penting. Bagi seorang operator telepon cita-cita dia sama pentingnya dengan cita-cita seorang direktur utama perusahaan atau rektor sebuah universitas . Di samping idealisme yang beragam dari anggota-anggota, institusi pun punya cita-cita.Cita-cita ini sering tercermin dalam visi atau ideologi-inti (core ideology) intitusi yang bersangkutan. Merck, sebuah perusahaan dalam bidang obat-obatan menyatakan hadir untuk ‘menjaga dan memperbaiki kehidupan manusia’, sementara Walt Disney menyatakan hadir ‘untuk membawa kebahagian bagi berjuta-juta orang. Dari sudut pandang idealisme, sebuah institusi lebih dari sekedar tempat untuk bertransaksi untuk mendapat keuntungan. Idealisme ini yang mendasari pernyatataan Paul Hawken, seorang pengusaha yang berhasil, yang mengatakan bahwa ‘being in business is not about making money, it is a way to become who you are’
Hal yang sulit dalam perubahan manajemen sebuah organisasi adalah menemukan cara untuk mesinergikan idealisme pribadi dengan idealisme organisasi. Apabila hal ini dapat dilakukan maka para anggota akan merasakan bahwa cita-cita institusi adalah juga cita-cita mereka, mereka akan merasa bahwa mereka akan dapat mewujudkan mimpi-mimpi mereka dengan memberikan yang terbaik dalam mewujudkan idealisme institusi, mereka merasa tumbuh dan berkembang bersama institusi. Dalam banyak kasus, pimpinan sebuah organisasi dan anggota-anggotanya tidak berhasil menemukan sinergi ini atau tidak berhasil membangun idealisme bersama sehingga orang-orang atau kelompok-kelompok berjalan dengan cita-citanya masing-masing. Dalam hal ini, visi atau cita-cita institusi baru menjadi sebuah wacana, belum menjadi keyakinan bersama yang bersemayam dalam hati para anggota dan belum diwujudkan dalam tindakan nyata.
Dalam proses perubahan, idealisme punya bermacam-macam fungsi. Idealisme dapat menjadi pendorong perubahan. Idealisme dapat menumbuhkan komitmen yang kuat dan kesediaan berkorban dari para anggota . Komitmen dan kesediaan berkorban ini sangat diperlukan kerena proses perubahan sering kali penuh dengan ketidak pastian, berjalan relatif lama dan hasilnya sering tidak cepat dapat dilihat. Apabila tidak ada komitmen dan kesediaan berkorban, peruabhan akan berhenti sebelum waktunya. Idealisme menunjukkan arah transformasi. Arah ini sangat penting agar supaya komunitas dalam institusi dan anggotanya tidak tersesat dalam Polemik perubahan dan pertarungan berbagai kepentingan. Persaingan global dewasa ini pada satu sisi dapat dilihat sebagai persaingan dalam mengendalikan masa depan. Idealisme adalah unsur utama dalam upaya mengendalikan masa depan. Kalau sebuah perusahaan tidak berusaha mengendalikan masa depannya, maka pihak lain yang akan mengendalikannya. Idealisme adalah juga sumber motivasi bagi anggota. Idealisme membantu satu kelompok atau seseorang bangkit kembali dari kegagalannya. Akhirnya idealisme akan menumbuhkan perasaan bahwa orang yang bersangkutan melakukan sesuatu yang berarti, yang penting dan bermakna.
Sebenarnya kenyataan tentang besarnya peran idealisme dalam transformasi institusi bukanlah hal baru. Perjalanan sejarah bangsa Indonesia menunjukkan bahwa perjuangan mencapai kemerdekaan yang merupakan proses perubahan luar biasa di bumi Indonesia ini digerakkan oleh idealisme yang sangat kuat . Para pendiri republik ini, seperti Bung Karno, Bung Hattta dan rekan-rekan seperjuangannya adalah tokoh-tokoh yang mendorong proses transformasi bangsa ini dengan menyalakan api idealisme di batin semua lapisan masyarakat Indonesia.
Di samping idealisme, karakter mempunyai peran besar dalam proses transformasi institusi. Di sini yang dimaksud dengan karakter adalah ‘distinctive trait, disticntive quality, moral strength, the pattern of behavior found in an individual or group’. Dalam transformasi institusi ada beberapa dimensi karakter yang sangat penting, yaitu integritas, kepercayaan-diri, kedewasaan, mentalitas-berkelimpahan (abundance mentality), kegigihan, dan semangat memperbarui diri.
Prinsip dasar dari integritas adalah kejujuran, ketulusan dan memegang teguh standard moral yang tinggi. Integritas ditujukkan oleh kesesuaian antara nilai-nilai yang dipegang dengan kebiasaan, kesesuian antara perkataan dengan perbuatan dan kesesuaian antara ungkapan dengan perasaan. Idealisme perlu disertai dengan integritas agar seseorang atau proses perubahan ‘tidak terperangkap pada tujuan menghalalkan cara’. Integritas yang tinggi merupakan prasyarat bagi pemberian ruang yang lebih luas untuk pengendalian-diri. Integritas diperlukan untuk menjamin agar kebebasan yang diberikan dipakai secara bertanggung jawab. Integritas sangat diperlukan untuk membangun rasa saling percaya dalam sebuah komunitas.
Proses transformasi sering disertai dengan ketidak pastian dan memerlukan keberanian untuk menempuh alur-alur baru yang belum pernah dilalui. Dalam keadaan seperti ini, kepercayaan-diri sangat diperlukan. . Kepercayaan-diri membuat seseorang berani mengambil risiko dan mencapai hasil jauh lebih besar daripada yang pernah dibayangkannya. Mengenai hal ini, Jack Welch menyatakan bahwa kepercayaan diri adalah kualitas yang selalu dicarinya dan dibangunnya pada setiap eksekutif yang pernah bekerja dengannya. Membangun rasa percaya-diri pada orang-orang lain merupakan unsur yang sangat penting dalam kepemimpinan .
Dimensi lain dalam karakter adalah kedewasaan. Kedewasaan (maturity) ditujukkan oleh keseimbangan antara keberanian dan pertimbangan. Orang yang dewasa secara emosional punya keberanian untuk menyampaikan pendapat dan keyakinannya dan pada saat yang sama mempertimbangkan pendapat dan perasaan orang lain. Kedewasaan akan mencegah rasa percaya-diri berubah menjadi arogansi. Kedewasaan akan melengkapi rasa percaya- diri dengan tahu-diri. Kedewasaan akan menjadikan idealisme lebih membumi, menjadi idealisme yang realistik.
Proses perubahan organisasi memerlukan keterlibatan para anggota. Mereka perlu bekerjasama secara kreatif atau membangun sinergi diantara mereka. Untuk itu para anggota perlu memiliki mentalitas-berkelimpahan. Orang-orang dengan mentalitas- berkelimpahan tidak takut berbagi, bahkan senang berbagi. Mereka senang berbagi pengetahuan, penghargaan, keberhasilan atau kegembiraan. Mereka adalah orang-orang yang senang melihat orang lain senang. Mereka meyakini bahwa untuk menjadi besar orang tidak perlu mengecilkan orang lain. Orang-orang dengan mentalitas-berkelimpahan sadar akan adanya paradok berbagi: makin seseorang berbagi, makin dia berkelimpahan. Mereka melihat banyak peluang untuk menciptakan positive-sum game dan hidup dengan semangat tumbuh dan berkembang bersama. Mentalitas-berkelimpahan akan mempermudah tumbuhnya rasa saling percaya dan rasa saling menghormati dalam sebuah komunitas. Kebalikan dari mentalitas-berkelimpahan adalah mentalintas-kekurangan (scarcity mentality). Orang-orang dengan mentalitas- kekurangan selalu merasa apa yang dimilikinya akan berkurang kalau dia berbagi. Mereka enggan berbagi, dan hanya melihat negative-sum game. Mereka merasa bahwa untuk menjadi besar dia perlu ‘mengecilkan’orang lain. Mereka senang melihat orang lain susah.
Perubahan atau proses perubahan pada sebuah institusi sering kali berjalan lama dan tidak mudah. Seseorang tidak dapat mengubah sebuah institusi dalam satu malam, atau dalam satu minggu. Apalagi apabila perubahan tersebut mencakup perubahan budaya. Di samping itu, sama sekali tidak ada jaminan bahwa hal-hal baru yang dikembangkan atau diterapkan dalam rangka transformasi akan membawa hasil seperti yang diharapkan. Hal lain yang selalu muncul dalam transformasi adalah adanya perlawanan atau resistensi terhadap perubahan. Penyebab dari resistensi ini bermacam-macam, seperti: tidak merasakan perlunya adanya perubahan, tidak melihat risiko dari keadaan status-quo, terbelenggu oleh kebiasaan lama, terlena di zona kenikmatan (comfort zone), merasa tidak siap, takut mengahadapi ketidak-pastian, merasa terancam kepentingannya. Untuk mengatasi hal-hal yang menghambat proses transformasi diperlukan kegigihan..
Semangat memperbarui-diri mencakup kemauan keras untuk belajar hal-hal baru dan semangat untuk memperbarui semangat itu sendiri. Semangat disini mencakup antusiasme, kegembiraan, kegairahaan, dalam melakukan sesuatu dan optimisme menghadapai masa depan. Optimisme datang dari keyakinan bahwa masa depan itu cerah, asal seseorang mau bekerja keras dan cerdas untuk mencapainya, bahwa orang bisa mengubah masa depannya, bahwa masih banyak peluang yang bisa diraih untuk menciptakan masa depan yang lebih baik. Semangat juga timbul karena seseorang merasa apa yang dia lakukan berarti atau penting. Semangat yang tinggi mudah menular. Perubahan organisasi dalam skala luas memerlukan antusiasme yang menyebar ke semua anggota. Dalam hal ini mentalitas-berkelimpahan dapat berperan besar. Orang-orang dengan mentalitas-berkelimpahan tidak hanya menyemangati dirinya sendiri namun juga menyemangati orang lain denga cara saling mendukung, saling membesarkan hati dan saling menghargai.
Hal-hal yang sudah dijelaskan di atas berkaitan dengan dimensi karakter pada tataran individu. Di samping anggota institusi yang memiliki karakter, sebuah institusipun dapat memiliki karakter yang membedakannya dari institusi yang lain. Arie de Geus yang mempelajari ciri-ciri utama perusahaan yang sukses dan hebat secara terus menerus menemukan bahwa perusahaan-perusahaan seperti itu berhasil membangun identitas atau semacam keperibadian atau jati diri.. Perusahaan-perusahaan tersebut juga punya kemampuan besar membangun komunitas.
Sejumlah orang yang bekerja dalam sebuah organisasi tidak dengan sendirinya menjadi sebuah komunitas. Ada beberapa sifst-sifat hubungan yang perlu dipenuhi agar suatu kelompok dapat disebut sebagai komunitas.
Memberi tanpa pamrih merupakan ciri khusus dari hubungan dalam sebuah komunitas. Hubungan yang sifatnya timbal balik atau transaksional dan hubungan kekuasaan antara yang memerintah dan diperintah bukanlah ciri dari sebuah komunitas. Dalam sebuah komunitas hubungan didasarkan atas dasar saling-percaya dan saling menghormati. Kepedulian terhadap sesama anggota dan kesediaan berbagi juga menjadi ciri yang menonjol. Anggota komunitas punya cita-cita bersama dan punya nilai-nilai bersama.
Dalam kaitannya dengan perubahan institusi, berkembangnya perasaan sebagai bagian dari komunitas membawa beberapa keuntungan. Dalam sebuah komunitas, anggota-anggotanya secara sukalrela mengendalikan diri sendiri. Rasa saling percaya yang ada dalam sebuah komunitas mendorong anggota untuk mengerahkan yang terbaik yang ada pada dirinya untuk kemajuan bersama. Rasa saling percaya ini juga memudahkan anggota-anggota bekerja sama secara kreatif sehingga institusi memperoleh sinergi maksimal dari potensi para anggota. Hubungan yang hangat diantara anggota dalam sebuah komunitas dapat menjadi sumber kegembiraan dan kebahagiaan bagi anggota. Sebuah komunitas berfungsi memelihara atau merawat hasil-hasil positif yang telah dicapai dalam proses transformasi dan juga menjaga hal-hal positif yang selama ini sudah dimiliki oleh institusi . Dikaitkan denga pentingnya modal maya sekarang ini, maka sebuah komunitas merupakan basis dari modal sosial.
Terjebak pada semangat transaksional: Hubungan yang didasarkan semangat transaksional bersifat sementara dan tidak mendalam, sedangkan hubungan dalam komunitas adalah hubungan dalam jangka panjang dan bersifat lebih mendalam.
Diskriminasi: Memberikan perlakuan khusus pada satu kelompok tertentu dan mengabaikan kelompok lain akan menipiskan rasa saling percaya.
Kinerja sebuah institusi sangat dipengaruhi oleh tiga hal: bagaimana para anggotanya berpikir, bagaimana mereka merasa, bagaimana mereka berinteraksi. Sebuah komunitas sekurang-kurangnya akan mempermudah atau memperbaiki bagaimna para anggota merasa dan berinteraksi.
Gifford Pinchot menekankan betapa pentingnya membangun komunitas di tempat kerja dan menyatakan bahwa persyaratan agar sebuah organisasi dapat mencapai produktivitas abad ke dua puluh satu adalah berhasil membangun komunitas. Membangun komunitas adalah sebuah kemampuan sangat penting dalam kepemimpinan.
Dari Uraian maupun penjelasan di atas mengungkapkan latar belakang mengapa idealisme, karakter dan komunitas perlu mendapat perhatian yang lebih besar dalam proses perubahan institusi, terutama transformasi di tengah lingkungan yang bergejolak. Di depan telah disamapaikan juga peran dari tiga hal tersebut dalam perubahan, khususnya tentang pengaruhnya terhadap proses perubahan. Secara singkat dijelaskan bagaimana idealisme, karakter dan komunitas dapat membuat proses transformasi lebih terarah dan terjaga, serta hasilnya diharapkan lebih bermakna.
Dalam kesempatan yang terbatas ini belum dibahas cara-cara agar peran atau pengaruh itu dapat terjadi atau diwujudkan. Dalam hal ini ada beberapa pertanyaan praktis seperti: bagaimana membangun atau menciptakan idealisme bersama, hal-hal apa yang perlu dilakukan agar orang-orang mau dan dapat menampilkan aspek-aspek yang sangat positif dari karakternya, apa yang perlu dilakukan dalam membangun komunitas?
Terlepas dari belum tersentuhnya pertanyaan di atas, risalah ini diharapkan dapat menumbuhkan kesadaran dan pengertian baru tentang posisi manusia dalam sebuah organisasi atau institusi dan menumbuhkan kesadaran tentang banyaknya dimensi di luar kompetensi yang pengaruhnya besar dalam proses perubahan. Di samping itu, paparan ini juga diharapkan dapat memberi gambaran tentang hal-hal apa yang perlu diperhatikan apabila idealisme, karakter dan komunitas menjadi tumpuan dari proses perubahan, sehingga proses maupun hal-hal yang dicapai menjadi lebih bermakna bagi mereka yang terlibat.
Dewasa ini banyak institusi baik di sektor swasta maupun publik yang melakukan perubahan. Namun kelihatannya banyak yang tidak mencapai apa yang diharapkan. Hal itu terjadi bukan karena kurangnya usaha, atau kurangnya sumber daya.
Demikian artikel tentang Faktor-faktor Yang Menyebabkan Perubahan dan Tingkatan Manajemen Perubahan dalam Peruasahan. ini dapat kami sampaikan, semoga artikel atau info tentang Faktor-faktor Yang Menyebabkan Perubahan dan Tingkatan Manajemen Perubahan dalam Peruasahan. ini, dapat bermanfaat. Jangan lupa dibagikan juga ya! Terima kasih banyak atas kunjungan nya.
